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Título
Text copied to clipboard!Controlador de Documentos
Descripción
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Estamos buscando un Controlador de Documentos altamente organizado y detallista para unirse a nuestro equipo. Esta posición es fundamental para garantizar que todos los documentos de la empresa estén correctamente gestionados, almacenados y accesibles para los equipos que los necesiten. El Controlador de Documentos será responsable de mantener la integridad y confidencialidad de la documentación, así como de asegurar el cumplimiento de las normativas internas y externas relacionadas con la gestión documental.
El candidato ideal tendrá experiencia previa en control de documentos, preferiblemente en sectores regulados como la construcción, la ingeniería, la energía o la industria farmacéutica. Deberá tener habilidades excepcionales de organización, atención al detalle y capacidad para trabajar con sistemas de gestión documental digitales. Además, se valorará la capacidad para comunicarse eficazmente con diferentes departamentos y niveles jerárquicos dentro de la organización.
Entre las funciones principales se incluyen la recepción, revisión, clasificación, codificación, archivo y distribución de documentos técnicos y administrativos. También será responsable de mantener actualizados los registros de control, realizar auditorías documentales periódicas y colaborar en la mejora continua de los procesos de gestión documental.
El Controlador de Documentos trabajará en estrecha colaboración con los equipos de calidad, ingeniería, legal y operaciones para asegurar que la documentación cumpla con los estándares requeridos. Además, deberá capacitar a otros empleados en el uso correcto del sistema de gestión documental y en las políticas de archivo y conservación de documentos.
Esta posición requiere un alto nivel de confidencialidad, responsabilidad y compromiso con la precisión. Si eres una persona meticulosa, con habilidades tecnológicas y pasión por el orden y la eficiencia, esta es una excelente oportunidad para ti.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Recibir, revisar y clasificar documentos entrantes y salientes.
- Mantener actualizado el sistema de gestión documental.
- Asegurar el cumplimiento de las políticas de archivo y conservación.
- Distribuir documentos a los departamentos correspondientes.
- Realizar auditorías periódicas de la documentación.
- Capacitar al personal en el uso del sistema documental.
- Colaborar con otros departamentos para mejorar procesos.
- Garantizar la confidencialidad de la información.
- Codificar y etiquetar documentos según normas internas.
- Preparar informes de control documental.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título técnico o universitario en administración, archivística o carrera afín.
- Experiencia mínima de 2 años en control documental.
- Conocimiento de sistemas de gestión documental (DMS).
- Manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Outlook).
- Capacidad de organización y atención al detalle.
- Habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Conocimiento de normativas de gestión documental.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Actitud proactiva y orientada a resultados.
- Disponibilidad para trabajo presencial o híbrido.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuánta experiencia tiene en control de documentos?
- ¿Ha trabajado con algún sistema de gestión documental? ¿Cuál?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de la documentación?
- ¿Está familiarizado con normativas de archivo y conservación?
- ¿Ha capacitado a otros en procesos documentales?
- ¿Cómo maneja situaciones de alta carga documental?
- ¿Qué herramientas ofimáticas domina?
- ¿Está dispuesto a trabajar en modalidad híbrida o presencial?
- ¿Ha trabajado en sectores regulados anteriormente?
- ¿Qué mejoras ha implementado en procesos documentales anteriores?
